Nooit eerder stond het binden van medewerkers zo hoog op de HR-agenda van organisaties. De personeelsschaarste is voor iedereen een flinke uitdaging. Nu nieuwe medewerkers zo lastig te vinden zijn, wordt alles in de strijd gegooid om huidige medewerkers te behouden. Eén van de zaken waarop wordt ingezet is een goede onboarding. En daar ligt over het algemeen nog veel potentie. In gesprek met Liane, adviseur bij CoBuilders binnen de installatietechniek, deelt zij haar visie en ervaringen over dit actuele onderwerp.
Waarom is een goede onboarding voor nieuwe medewerkers zo belangrijk?
“De eerste weken van een nieuwe baan zijn cruciaal voor de binding die een medewerker gaat voelen. Dit geldt voor zowel de binding met de organisatie als met collega’s. Wanneer iemand een warm welkom krijgt, voelt diegene zich sneller thuis en gewaardeerd. En als er tijd wordt genomen om iemand kennis te laten maken met de nieuwe omgeving, ligt er een goede basis voor een grote mate van betrokkenheid. In die eerste periode wordt het fundament gelegd van een succesvolle samenwerking. Zie het als de kans die je als werkgever hebt om een eerste indruk te maken.”
Wat zie je in de praktijk? Is er veel te winnen?
“Hoewel veel werkgevers zich bewust zijn van de urgentie van een goede onboarding, gaat het toch nog vaak mis. Er wordt onvoldoende tijd gestopt in de voorbereiding op de komst van een nieuwe medewerker, maar ook in het inwerken van een nieuwe collega. Het wordt niet belangrijk genoeg gemaakt, waardoor een inwerktraject al snel naar de achtergrond verdwijnt. In de waan van de dag wordt er te simpel gedacht: een nieuwe medewerker betekent nieuwe mankracht. Het liefst zien ze iemand dan zo snel mogelijk meedraaien in de business en is er geen tijd voor een rustige start. Een grote denkfout. Door juist wél tijd te maken voor een kennismakingsperiode, is iemand veel sneller bekwaam met de werkwijze, de processen en de gebruiken. Investeren aan de voorkant, betekent op termijn veel meer succes en efficiëntie.”
Een herkenbare valkuil. Wat is jouw rol wanneer een nieuwe medewerker start bij een opdrachtgever?
“Vanuit CoBuilders vervullen we in principe de rol van een tijdelijke werkgever op afstand. We streven ernaar dat medewerkers na een jaar in vaste dienst overgaan bij de opdrachtgever. Dat eerste jaar kun je eigenlijk zien als de volledige onboarding periode. In het eerste jaar maakt een medewerker alles voor de eerste keer mee. Het is niet klaar met een week inwerken, maar er wordt helaas nog wel vaak zo gedacht. Mijn doel is dat een medewerker na een jaar detachering concludeert dat hij goed op zijn plek zit. Natuurlijk begint dat bij een goede start. Voordat een medewerker zijn eerste werkdag heeft, zorg ik ervoor dat de voorbereiding waterdicht is. Hoe laat wordt hij verwacht? Is er iemand om hem op te vangen? Zijn eventuele benodigdheden geregeld, zoals een laptop, mobiele telefoon of lease auto? Ook neem ik aan het einde van de eerste werkdag altijd contact op om te horen hoe de eerste indruk is. Daarna houd ik maandelijks contact met een medewerker om op die manier te monitoren hoe het gaat. Op afstand kan ik dan inspringen of problemen bespreekbaar maken. Na drie maanden plan ik over het algemeen altijd een lunch in om bij te praten. Daarnaast breng ik ook twee keer per jaar een bezoek aan een medewerker op de werkvloer. Zo rond de zomer en aan het einde van het jaar. Op die manier blijf ik betrokken en is er ruimte voor evaluatie.”
Wat is volgens jou cruciaal voor een goede onboarding?
“Naar mijn mening zit het met name in een goede kennismaking en het managen van verwachtingen. Geef een nieuwe medewerker tijd om de organisatie en collega’s te leren kennen. Plan kennismakingsgesprekken in en zorg voor een opbouwend introductieprogramma voor de eerste periode. Begin met de basis, waarin de interne processen en gebruiken centraal staan. Zijn er bijvoorbeeld bepaalde systemen of regels die een nieuwe medewerker moet leren kennen? Laat hem daarna langzaamaan de diepte induiken en werkinhoudelijk aan de slag gaan. De grootste fout die je als werkgever kunt maken is dat je iemand meteen aan de slag zet. Dan is het moment om de basis voor een gevoel van verbondenheid te leggen gevlogen. Zorg ook voor feedbackmomenten zodat je als werkgever grip houdt op wat er speelt bij iemand. Zit er ergens ontevredenheid? Dan kan je daar op tijd iets mee en hoor je het niet pas wanneer het te laat is. Verder zou ik ook altijd adviseren om een nieuwe medewerker een vast aanspreekpunt te geven in de organisatie. Bijvoorbeeld een directe collega binnen het team of een HR-collega. Iemand bij wie een nieuwe medewerker altijd terecht kan met vragen.”
Tijd investeren dus. Heb je nog tips voor werkgevers?
“Zet onboarding en een goed inwerktraject als prioriteit op de agenda. Als je ergens nieuw binnenkomt, hoop jij toch ook een warm welkom te krijgen? Dat maakt of breekt toch jouw eerste indruk? Betrek vooral ook huidige medewerkers bij het inwerktraject. Het draagt bij aan het teamgevoel en zorgt voor onderlinge verbondenheid. Zie onboarding als de ultieme kans om de achterdeur dicht te houden. Het is één van de weinige dingen waar je zelf invloed op hebt, dus grijp het met beide handen aan. Zorg voor liefde op het eerste gezicht. Dan sta je met 2-0 voor. ”
Eén van onze adviseurs staat je graag te woord! Je wordt gekoppeld aan een vast aanspreekpunt tijdens de kennismaking met CoBuilders.
